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Initialement prévue au 1er juillet 2024, l’obligation de traitement des factures électroniques par les entreprises assujetties à la TVA est reportée à une date ultérieure à la suite de l’annonce du gouvernement du 28 juillet 2023. Le nouveau calendrier sera communiqué dans le cadre de la loi de Finances 2024. Quoi qu’il en soit la réforme, également engagée dans d’autres pays européens, aura bien lieu et ce report est l’occasion pour les banques de disposer de plus de temps et de mieux se préparer à cette réforme pour en tirer le meilleur profit.
Rappel du contexte et du calendrier :
L’obligation pour les entreprises assujetties à la TVA de recevoir et d’émettre des factures électroniques d’ici 2026 pour les transactions B2B a été annoncée initialement dans la loi de finances rectificative de 2022 dont le décret d’application a été publié le 7 octobre 2022. La facture électronique est déjà obligatoire pour les entreprises dans le cadre des marchés publics depuis le 1er janvier 2020, il s’agit donc d’étendre progressivement cette obligation aux transactions entre entreprises (B2B) assujetties à
la TVA d’ici 2026 selon le calendrier ci-dessous.
Le périmètre des entreprises concernées
Toutes les entreprises assujetties à la TVA en France pour les transactions domestiques entre entreprises (B2B) qui concernent des livraisons de biens ou de prestations de services sont concernées.
Sont exclues de ce périmètre : les transactions internationales ou intracommunautaires, les transactions avec les particuliers, les transactions liées à certains secteurs d’activité : santé, enseignement et formation, opérations immobilières, opérations réalisées par des associations à but non lucratif, opérations bancaires et financières, opérations d’assurance et de réassurance.
Les objectifs de la réforme
La généralisation de la facture électronique comporte un certain nombre d’obligations mais présente également plusieurs opportunités d’améliorer la compétitivité des entreprises.
Les principaux enjeux sont les suivants :
- Renforcer la compétitivité des entreprises grâce à la diminution de la charge administrative
de création, d’envoi et de traitement des factures au format papier ainsi qu’à la sécurisation des relations commerciales - Faciliter le suivi des factures par les entreprises et améliorer les délais de paiement et donc la trésorerie
- Simplifier à terme les démarches administratives, via le pré-remplissage de la déclaration de TVA
- Améliorer la détection de la fraude et la connaissance en temps réel de l’activité des entreprises, au bénéfice des entreprises de bonne foi
Qu’est ce qu’une facture électronique au sens de la réforme ?
Une facture papier scannée ou envoyée en PDF par voie électronique ne constitue pas une facture électronique valide et ne sera donc plus conforme à la réglementation.
La facture électronique n’est pas une simple dématérialisation de facture mais doit être conforme à l’un des formats standards (UBL, CII ou Factur-X) et contenir 24 mentions obligatoires. L’avantage du format Factur-X est qu’il est en partie lisible, ce qui permet une lecture ou une ressaisie manuelle facilitée. La facture peut être déposée soit sur le Portail Public de Facturation (PPF), équivalent de l’actuel Chorus Pro utilisé pour les factures dans le cadre de marchés publics soit sur une Plate-forme de Dématérialisation Partenaire (PDP) en mode EDI ou API.
En complément des informations obligatoires déjà présentes sur les factures, les mentions suivantes devront obligatoirement être présentes sur les factures électroniques :
- Le numéro d’identification au registre national des entreprises de l’assujetti et du client
- L’adresse de livraison des biens si elle est différente de celle du client
- L’information selon laquelle les opérations donnant lieu à facture sont constituées exclusivement de livraison de biens, ou exclusivement de prestations de services, ou des deux
- La mention « option pour le paiement de la taxe d’après les débits » lorsque le prestataire a opté pour le paiement de la TVA d’après les débits (lors de la facturation) au lieu de la TVA sur les encaissements
La réforme comporte également une obligation de reporting (e-reporting) pour les entreprises ou transactions non concernées par la facturation électronique. Cette obligation de reporting à l’administration fiscale concerne les opérations suivantes :
- Transactions internationales ou intracommunautaires
- Transactions envers les particuliers (B2C) qui ne font pas nécessairement l’objet d’une facture
- Certaines transactions sectorielles comme les prestations dans les domaines de la santé, de l’enseignement, de la formation, les opérations immobilières, les opérations réalisées par des associations à but non lucratif, les opérations bancaires et financières ainsi que les opérations d’assurance et de réassurance
Comment transmettre les factures et comment les recevoir ?
Les factures ne seront plus transmises directement entre le fournisseur et le client mais transiteront obligatoirement par l’intermédiaire d’une plateforme au choix de chaque entreprise :
- Soit par l’intermédiaire du Portail Public de Facturation (PPF) opéré par l’administration publique
- Soit par l’intermédiaire d’un Portail de Dématérialisation Partenaire (PDP) opéré par un acteur privé
Il est prévu que les PDP soient agréés et immatriculés auprès de l’administration fiscale à partir du second semestre 2023. Pour l’heure plusieurs candidats (Sage, Docaposte Cegedim, Basware…) sont en cours de certification auprès de la DGFiP.
Selon le choix fait par chaque fournisseur et client, cela peut donner lieu à différents scénarios de transmission.
Des prestataires agissant en tant qu’Opérateurs de Dématérialisation (OD) peuvent également fournir des services complémentaires de mise en forme au format électronique des factures afin de faciliter leur émission.
A partir de la date d’application, il appartiendra à chaque entreprise d’avoir la capacité de recevoir des factures électroniques de ses fournisseurs, ces derniers ne seront plus obligés de transmettre leurs factures par un autre canal.
Comment réussir votre transition vers la facturation électronique ?
La première étape consiste à effectuer un état des lieux de l’existant : cartographie des différents flux de facturation émis et reçus par votre entreprise, identification des volumétries associées, recensement des informations nécessaires présentes dans vos factures, revue de l’architecture et des processus de validation …
Ensuite une étude d’impact vous permettra d’identifier les actions à conduire pour combler l’écart avec la situation cible de mise en conformité au niveau data, SI et process.
Sur la base de ces informations vous serez en mesure de définir la stratégie à mettre en œuvre. C’est-à-dire choisir le type de plateforme (PPF ou PDP), et/ou bien la sous-traitance auprès d’un tiers (Opérateur de Dématérialisation). La connaissance des éditeurs de solution du marché représente à ce stade une véritable valeur ajoutée dans le choix à mener.
La réforme de la facturation électronique aura nécessairement un impact sur vos processus et les coûts associés (automatisation de la création des factures, suppression de tâches manuelles sources d’erreurs, suppression des impressions, …) mais vous permettra de supprimer certains coûts et présente l’opportunité de mettre en place de nouveaux services tels que le suivi du paiement des factures, des relances des clients pour factures impayées, …
En tant qu’expert des projets de transformation KYC Consulting peut vous accompagner pour l’ensemble des phases de diagnostic, de choix de solutions et d’implémentation en s’appuyant sur ses retours d’expérience.
